株式会社だいや

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だいやのブログ

2014年4月14日
ISO認証取得まで

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私がISO管理責任者に任命されたのは入社してから1年を過ぎた頃でした。

学生から社会人へ、そして会社・仕事にも慣れ始めた当時、社長からISO9001(品質基準)・ISO14001(環境基準)の認証取得を検討しているので、その責任者としてISOの勉強をしてほしいと言われました。

 

その後、コンサルタントの方より、認証取得までのスケジュールの確認、ISOの基本説明を社員全員で受け、月に2回のミーティングが始まりました。

当初のミーティングは、緊張と不安でいっぱいのため、あまり記憶にありません。

ISO9001の構築にあたって最初に出された課題が、日常業務のマニュアル化でした。

実際に日々行っている仕事を文書化する作業は、かなりの努力を要しました。

しかしながら、弊社はメーカーではなく商社なので、実務は製造ではなく、営業・業務・総務の3部門で、商品の発注、納品までの流れを文書化することから始めました。

日常業務の1日の流れを書き出し、作業中の注意事項を詳細に明記して、作成しました。

 

一旦出来上がったマニュアルを月に1度の全体会議の中で、内容の確認をおこない業務担当者の方から意見を聞いたり、相違点がないかなどを点検していきました。

修正を重ねていくうちに、だいやオリジナルのマニュアルが確立されていきました。

 

コンサルタントの方がマニュアル作成の際に、驚かれたことがいくつかありました。

ひとつは在庫の棚ごとに棚番がつけられていること、その棚番が発行された作業票に印刷され、その棚番へ行けばその商品があるという点です。

 

次にその作業票です。

コンサルタントの方によれば、この作業票がISO9001の基準をほとんど満たしているということでした。弊社の社内では日常業務で目にしているものですが、簡潔に集約されている事が、ISO9001にとっては、とても好都合だということでした。

 

お取引先様・お取引先様の注文番号・商品名・数量・納入方法(配達・引取・出荷)・金額とここまでは一般的ですが、その商品名の行の右側のスペースには、棚番・在庫がない為発注している時には発注先名と入荷日・午前午後・納入方法・数量などを印刷、伝票番号も受注番号が割り当てられて、パソコンで常時受注確認が可能になっています。

 

例えば、商品出荷時にお取引先様のお客様への直送等の場合、伝票の下段に直送先が表示されるなど、瞬時に必要な情報を確認する事が出来ます。

相当量の書類や確認等、用紙を使用・発生することで、チェック漏れのリスクが予想されますが、この作業票でそのリスクを軽減出来ます。

 

そのことから、このままの作業・作業票を使用してISO9001の基準をクリアしている事を確認することができ、より積極的に構築に向けて取り組んでいけるようになりました。

 

 

しかし、もう一つのISO14001の方では、かなり苦戦しました。

私には、弊社は商社のため、実務内容が製造業とは異なり、有害物質の排出及び環境にも影響を及ぼすことは極めて少ないように思われました。

弊社の業務の中で具体的に対象となるものを思い浮かべると、

 

①入出荷の手段として車輛に使用するガソリン及びその排気ガス

②社内で使用する紙、電気代、水道代

 

くらいしか思いつくものがありません。

これらのものは節約するといってもすぐに限界がくると思いました。

このようにISO14001の対象に該当するものが弊社には少ない事で悩んでいた時、

 

「そうだ!商品を誤って出荷した時のお客様からのクレームにより、再配達や再出荷の梱包資材やガソリンが無駄にかかっているじゃないか!」

 

ということに思い当たりました。

ISO9001の精度を上げることがISO14001の実践に直結していたのです。

こうした経緯から、弊社におけるISOの実践目標は、ISO9001ISO14001を組み合わせる形で「お客様からの月間クレームを減らす」としたのです。

 

このようにマニュアルを作成する事や目標を掲げることにより、社員全員がISOをいつも意識するようになり、また全員でクレームを未然に防止するために様々な工夫をし、努力するようになりました。

 

ISOは担当者だけが責任をもって実践するものではなく、社員全員で取り組むものですから、導入以降の弊社では従来よりも社内のコミュニケーションが活発になるという副産物も生まれています。

 

(K・M)